Mit Überblick und guter Vorbereitung zu Effektivem Projektmanagement

Auch wenn es gewisse Ähnlichkeiten in manchen Projekten zu geben scheint: Es gibt nie zwei gleiche Projekte. Eine Vielzahl an Faktoren wie Ziele, Dauer oder Stakeholder sorgen dafür, dass alle Projekte individuell gestaltet und unterschiedlich umgesetzt werden müssen. Damit jedes Projekt unabhängig von seiner Komplexität zum Erfolg wird, ist eine strukturierte und methodische Vorgehensweise das A und O. Gute Methodiken helfen der Projektmanagerin/dem Projektmanager den Überblick über das Projekt in allen Projektphasen zu behalten und richtige Entscheidungen zu treffen. So können nicht nur die Projektziele korrekt festgelegt und die Projektergebnisse erfolgreich erzielt, sondern auch eine hohe Zufriedenheit aller Beteiligten gewährleistet werden. Neben den folgenden Tipps für die Durchführung eines erfolgreichen Projektmanagements, haben unsere Trainerinnen und Trainer eine Vorlage für einen Statusbericht und zur Erstellung einer Stakeholderanalyse zur Vorbereitung zusammengestellt.

5 Tipps für gutes und erfolgreiches Projektmanagement

IT-Projekte, Bauprojekte, Top-Management-Projekte und viele weitere Projektarten haben ganz klar ihre Besonderheiten und benötigen in der Regel eine individuelle Herangehensweise. Planung, Ablauf, Dauer, Ziele usw. können so spezifisch sein, dass zunächst keine Gemeinsamkeiten erkennbar sind und jedes Projekt im Grunde anders angegangen werden muss. Die gute Nachricht ist, dass es dennoch Methodiken und Grundsätze gibt, die für alle Projekte relevant sind. Sie sind auf jedes Projekt anwendbar und für dessen erfolgreiche Durchführung bestenfalls berücksichtigt werden sollten.

1. Ausgangssituation

Der erste Schritt bei jedem Projekt ist eine präzise und umfassende Erfassung der Ausgangssituation. Diese muss zunächst klar beschrieben werden: Was ist für den Auftraggeber relevant? Welche Informationen sind für die Zielformulierung erforderlich und welche spielen für die Beschreibung der Ausgangssituation eine wichtige Rolle? Welche ist die wesentliche Herausforderung für das Projekt? Welche Haupthebel werden für einen Lösungsansatz identifiziert?

Beispiel: Ihr Unternehmen verzeichnet ein stetiges Wachstum und Sie stehen der Herausforderung gegenüber, dass Sie eine Personalunterdeckung in mehreren Unternehmensbereichen verzeichnen. Zum einen bleiben vakant gewordene Stellen häufig für einen längeren Zeitraum unbesetzt. Zum anderen führt das gestiegene Auftragsvolumen dazu, dass Sie mehr Mitarbeiter benötigen. Die Anzahl eingehender Bewerbungen ist deutlich zu gering, um die hohe Nachfrage nach Arbeitskräften zu decken. Gleichzeitig ist die Fluktuationsrate in Ihrem Unternehmen mit 30% vergleichsweise hoch. Dabei ist auffällig, dass viele Mitarbeiter das Unternehmen bereits in den ersten sechs Monaten verlassen. Fassen Sie die Ausgangsituation mit nur wenigen Punkten zusammen und überlegen Sie, welche weitere Informationen für die Formulierung der Ausgangssituation und das Projekt selbst relevant sind.

2. Definition Ziele

Definieren Sie die Ziele des Projekts. Dazu hilft es sich folgende Fragen zu stellen (auf jeden Fall auch, wenn die Ziele bereits vorgegeben sind): Ist das Ziel für alle klar und verständlich? Ist das Ziel realisierbar? Ist das Ziel messbar? Wen betrifft das Ziel/das Projekt? Diese und viele weitere Fragen ermöglichen es, ein korrektes Ziel zu formulieren, was die Basis für Klarheit und Transparenz darstellt.

Fortführung Beispiel: Sie beschließen die Entwicklung ganzheitlich anzugehen und ihre Recruiting-Strategie neu auszurichten. Für die Umsetzung dieser müssen Sie konkrete Ziele formulieren.  Im ersten Schritt wollen Sie eine strategische Personalplanung aufbauen, um die Nachbesetzung vakant werdender Stellen frühzeitig einzuleiten. Gleichzeitig möchten Sie die Rekrutierungsdauer (Time to Hire) verkürzen. Ihr Ziel ist es, die Nachbesetzung vakanter Stellen so zu beschleunigen. Im nächsten Schritt wollen Sie die Bewerberansprache angehen. Hier ist Ihr Ziel nicht nur eine höhere Anzahl an Bewerbungen zu generieren, sondern auch Zielgruppen anzusprechen, die Ihren Anforderungen qualitativ entsprechen. Überlegen Sie sich im letzten Schritt, welche Fluktuationsrate in Ihrem Unternehmen akzeptabel wäre und was Hebel für die Reduktion der Fluktuation sein könnten.

3. Zeitplan und Meilensteine

Im nächsten Schritt ist es wichtig, die Projektplanung vorzunehmen. Neben dem klassischen Zuschnitt der Arbeitspakete oder der Teilprojekte ist der Zeitplan das A und O. Im Großteil der Fälle orientiert sich dieser an verschiedenen Meilensteine.

Fortführung Beispiel: Um die Neuerung der Recruiting-Strategie umzusetzen definieren Sie die Teilprojekte Personalplanung, Kandidatenansprache und Onboarding. Im nächsten Schritt überlegen Sie, welche Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Teilprojekten bestehen und welche Ressourcen Sie zur Verfügung haben. Beispielsweise ist die Personalplanung essenziell für den zeitlichen Ablauf Ihrer weiteren Rekrutierungsmaßnahmen. In der Definition Ihres Zeitplans stellt das Kickoff Meeting zur Abstimmung der verschiedenen Zielsetzungen den ersten Meilenstein dar. Weitere Meilensteine der Teilprojekte sind beispielsweise der Abschluss der Ist- Analyse aktueller Rekrutierungsmaßnahmen, das „Go-live“ einer neuen Karrierewebseite, die Implementierung einer Social-Media Strategie zur Kandidatenansprache oder die Definition eines neuen Onboarding-Prozesses. Überlegen Sie, welche weiteren Phasen und Meilensteine ihr Projekt durchlaufen könnte.

4. Stakeholdermanagement

Die inhaltliche Arbeit ist der Kern jedes Projekts. Damit jedoch ein gut ausgearbeitetes Projekt bei den Betroffenen, Mitwirkenden, Interessenten und Entscheidern auf Akzeptanz stößt und Ihr Projekt ein Erfolg wird, ist es von großer Bedeutung das Stakeholdermanagement kontinuierlich im Blick zu haben. Die Akzeptanz der Stakeholder ist unerlässlich und nicht weniger wichtig als der Projektinhalt.

Fortführung Beispiel: Für den Erfolg Ihres Projekts ist es essenziell einzelne Stakeholdergruppen zu identifizieren und zu kategorisieren. Dabei sind der potenzielle Einfluss sowie die Einstellung zum Projekt Faktoren zur Einordnung der Stakeholder. Für die Neuausrichtung der Recruiting-Strategie sind Führungskräfte, die Personalleitung, die Recruiting-Abteilung oder der Betriebsrat, etc. entscheidend. Haben Sie bedeutende Stakeholder identifiziert, ist es wichtig die Interessen der einzelnen Gruppen im weiteren Projektverlauf zu berücksichtigen und potenzielle Widerstände zu antizipieren. Beispielsweise könnten Mitarbeiter des Personalbereichs durch neue Prozesse oder Technologien verunsichert sein. Auf der anderen Seite könnte es für Ihr Projekt wichtig sein, den Personalleiter als einflussreichen Promoter zu gewinnen. Überlegen Sie, welche Interessen weitere Stakeholder, wie der Betriebsrat, haben könnten. Nuzten Sie zur Hilfe unsere Vorlage zur Stakeholderanalyse.

5. Projektcontrolling

Um den Überblick über den Projektverlauf zu behalten, sollte der Projektstatus stets klar und transparent dargestellt werden. Hier ist es wichtig, ein Format zu finden, mit dessen Hilfe diese Transparenz gewährleistet werden kann. Sie sollten überlegen, welche Informationen für den Status Quo von Bedeutung sind. Befindet sich das Projekt noch im definierten Zeitrahmen? Was waren die vorherigen Schritte? Wie kann bei der Abweichung von Projektplänen über konkrete Maßnahmen gegengesteuert werden?

Fortführung Beispiel: Im weiteren Verlauf des Projekts ist es für Sie wichtig, den Status Quo der einzelnen Teilprojekte (Personalplanung, Kandidatenansprache und Onboarding) zu dokumentieren, um Handlungsbedarfe frühzeitig zu erkennen. Wollen Sie beispielsweise die Bewerberanzahl bis Ende 2023 um 30 % steigern, ist es wichtig, dass Sie die Entwicklung im Blick haben. So können Sie – falls notwendig – weitere Ressourcen anfragen, um beispielsweise eine zusätzliche Kampagne zur Kandidatenansprache über soziale Netzwerke durchzuführen. Sammeln Sie weitere relevante Punkte für den Status Quo, fassen diese in einem regelmäßigen Statusbericht zusammen und kommunizieren Sie diese an alle Projektbeteiligten. Nutzen Sie unseren gratis Statusbericht als Vorlage!

Diese 5 Tipps sind hilfreich bei der Durchführung Ihres Projektes. Darüber hinaus gibt es weitere wichtige Tipps und Tricks, wie Sie Ihr Projekt durch die verschiedenen Projektphasen führen und zum Erfolgsgaranten werden lassen.

Wollen Sie mehr erfahren? Fragen Sie sich was es mit dem Zuschnitt der Arbeitspakete oder Auswahl der passenden Methoden für alle Projektphasen auf sich hat?

PROFITIEREN SIE VON DEN TRAINER
TIPPS AUS DEM BERATERALLTAG – Statusbericht Projektverlauf

Projektmanger müssen alle Fäden in der Hand halten, um für eine gute Planbarkeit und Transparenz z.B. durch regelmäßige Kontrolle und Abgleich zu sorgen. Um den Informationsfluss zu steuern und den Überblick über den Projektverlauf zu behalten, ist ein regelmäßiger Statusbericht unerlässlich.

Unsere Trainer haben eine Vorlage mit allen Punkten, die Sie für Ihren Statusbericht beachten sollten, für Sie erstellt. Hier finden Sie zu Ihrer Unterstützung alles kurz und übersichtlich zusammengefasst, ganz unkompliziert auf Ihr Projekt übertragbar  –   einfach online nutzen oder ausdrucken und alles im Blick haben!

Die Statusberichtsvorlage ist bereits ein guter Wegweiser für Sie, aber sich möchten mehr erfahren:

STAKEHOLDERMANAGEMENT WIE DIE PROFIS